Ideas para organizarse bien en el trabajo

Para desempeñar un trabajo con éxito, un punto clave es organizarse bien en el trabajo, ya que de ello dependerá que podamos completar todas las tareas en el tiempo previsto y anticipar cualquier problema para ponerle solución sin comprometer la consecución o no de los objetivos establecidos.

La falta de organización muchas veces se traduce en demasiados frentes abiertos, olvidar reuniones o tareas urgentes, tener que trabajar horas extras para recuperar el tiempo perdido y, en consecuencia, incluso enfrentarnos a un posible despido por bajo rendimiento o mal desempeño.

Además de ser, definitivamente, un requisito para mantener el trabajo, la buena organización en el trabajo también nos ayudará a tener una actitud positiva, a sacar tiempo para todo, ¡incluso tiempo libre! y a crear un buen ambiente laboral.

Si cuando llegamos a nuestro puesto de trabajo no sabemos ni por dónde empezar, cuáles son nuestras funciones exactamente o tenemos tendencia a procrastinar, nos estresamos con facilidad y al final de la jornada estamos totalmente agotados, es que necesitamos hacer cambios efectivos para mejorar la situación.

Consejos para organizarse bien el trabajo

Estos consejos nos ayudarán a organizarse en el trabajo:

Mantener ordenado el espacio de trabajo es necesario para organizarse bien

Un lugar libre de trastos inútiles por medio nos permitirá concentrarnos mejor y no despistarnos con otras cosas. Así tendremos sitio para todo lo imprescindible y será más fácil encontrarlo para poder ponernos manos a la obra. Es esencial trasladar este orden también al espacio virtual y, si trabajamos con el ordenador, tener todos los documentos guardados en carpetas específicas bien indicadas con su nombre para tenerlo todo a un solo clic.

Aplicar el método de la bandeja de entrada vacía

Un concepto con el que se busca tener siempre organizados los correos electrónicos para no perder información importante por el camino, leyendo cada uno de los correos recibidos, clasificándolos según su naturaleza o importancia y eliminando aquellos que, o bien ya están solucionados, o bien no nos aportan nada. Podemos reservar un tiempo exacto cada día a revisar los correos o hacerlo semanalmente, dependiendo de la cantidad de flujo diario y de nuestro método de trabajo.

Si no queremos despistarnos, podemos usar un recordatorio o una alarma que nos recuerde esta tarea para no dejarla pasar.

Priorizar las tareas según su nivel de importancia

¿De lo urgente a lo importante?, fijándonos en cuáles de los trabajos tienen una fecha límite anterior y en cuáles vamos a necesitar invertir más horas de trabajo para terminarlos. Teniendo estos datos claros, podremos realizar un listado de tareas para ir cumpliéndolas una a una.

También hay ocasiones en las que avanzar en una tarea depende de otra previa, y eso es algo que también debemos tener en cuenta para darles más o menos prioridad.

Planificar cada jornada laboral

Es una actividad que podemos hacer tanto la tarde o noche anterior como a primera hora de la mañana y sirve para tener claro lo que hay que hacer cada día, las tareas pendientes o los nuevos proyectos que acaban de entrar, calculando también los tiempos de pausa, que son muy necesarios para descansar la mente y coger fuerzas.

Focalizarse en una única tarea cada vez

¿Más vale pájaro en mano que ciento volando? es un refrán que podríamos aplicar también a la organización en el trabajo, ya que, si tratamos de realizar varias tareas al mismo tiempo, es posible que no terminemos ninguna o que no le dediquemos el tiempo necesario para hacerla bien.

Delegar en los demás es importante para organizarse bien

No somos máquinas y hay veces en las que no podemos llegar a todo nosotros solos, por eso es importante saber cuándo necesitamos ayuda de otros compañeros, y pedírsela para despejarnos trabajo y que puedan encargarse ellos de finalizar algunas tareas operativas.

Lo esencial es saber qué tareas podemos aterrizar para centrarnos en aquellas más importantes y, sobre todo, hacerlo en la persona adecuada, que sea válida para llevarla a cabo y nos ofrezca confianza absoluta.

Utilizar herramientas de trabajo para llevar un control

Hoy en día existen muchas aplicaciones que nos ayudan a simplificar nuestro trabajo, a compartir informes entre los distintos departamentos de la empresa y, en definitiva, a gestionar nuestras tareas para optimizar nuestro tiempo. Algunas de ellas son Google Task, Monday.com, Trello o Asana, entre muchas otras.

Nosotros ya te hemos contado algunas ideas para organizarse bien en el trabajo, es momento de ponerse con ellas.

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